Aumentare il successo di una comunicazione scritta

successo comunicazione scritta

La comunicazione tra esseri umani, oltre ad essere una straordinaria interazione, è anche una combinazione di due elementi fondamentali: il messaggio (context) e il mezzo (medium).

Indipendentemente da ciò che si vuole comunicare, la modalità che si sceglie per inviare il proprio messaggio è fondamentale per assicurarsi che giunga al destinatario quando e come vorremmo.

E in questo senso ci sono mezzi di comunicazione più o meno ricchi. La ricchezza di un canale/mezzo di comunicazione dipende dalla sua capacità potenziale di consegnare il messaggio. 

Un medium è tanto più ricco:

  • quanto più sono numerose sono le porte a cui ha accesso
  • quanto più velocemente riesce ad adattarsi e modificarsi di fronte ad un feedback o ad una reazione
  • e quanto più è personale. 

Certo, la presenza dal vivo è in assoluto il più ricco dei mezzi di comunicazione perché combina al massimo gli elementi qui potendo contare sulla voce, sulla sfera paraverbale, sulla vicinanza fisica e sull’immediatezza del feedback.

A contrario, qualsiasi testo scritto, mail o telefonata deve, come mezzo di comunicazione, fare i conti con un’imprescindibile distanza fisica e psicologica che, in qualche modo, deve essere colmata per avvicinarsi il più possibile al destinatario.

È vero, infatti, che meno è ricco un canale di comunicazione, più ostacoli deve superare per portare il messaggio a comunicazione.

Un testo scritto, per esempio, è forse il meno ricco medium di comunicazione perché, almeno in teoria, può avvalersi sono della potenza delle parole. Sappiamo, però, che ci sono messaggi scritti che arrivano fortissimi,meglio di come sarebbero arrivati usando qualsiasi altro mezzo o strumento.

Ma da cosa dipende questo successo?

È interessante precisare che il successo di una comunicazione scritta non dipende solo da chi scrive e da cosa scrive in effetti, anche chi riceve il messaggio è un protagonista del successo. È vero infatti che ognuno di noi, da ricevente, applica a quello che legge tutta una serie di filtri e pregiudizi che possono alternarne la percezione complessiva. 

Ecco i 7 elementi da considerare per dare più chance, più forza e più possibilità al proprio testo scritto.

Language

Il linguaggio, fatto di parole ma anche di suoni, di figure retoriche, di strutture sintattiche. Ogni target ha un livello culturale diverso a cui occorre parlare con un livello di linguaggio adatto, altrimenti il rischio è la totale incomprensione. L’uso di espressioni colloquiali, per esempio, è sempre un’arma a doppio taglio: semplifica il messaggio qualche volta, ma altre volte lo ridicolizza e gli fa perdere di importanza.

Spinning

Ciascuno di noi, anche per iscritto, tende a filtrare e modificare ciò che deve comunicare per far sì che sembri più interessante, più attraente, più speciale. Tecnicamente questo elemento si chiama spinning e serve per far suonare meglio quello che abbiamo da dire, serve a semplificarlo se è complesso o a renderlo più appetibile se potrebbe essere percepito come sgradevole. È una tecnica che, d’altro canto, complica le cose perché potrebbe cambiare leggermente il messaggio e farlo arrivare distorto o diverso da come vorremmo che arrivasse.

Information overload

Ad interferire con la comunicazione c’è anche la disponibilità del target: se, per esempio ha troppe cose per la testa o se il messaggio da consegnare è troppo complesso, il rischio è che parte di esso si perda o che semplicemente resti fuori dall’attenzione del destinatario. È vero anche che la dimensione del messaggio potrebbe avere anche risvolti positivi: per esempio sulle condizioni contrattuali, più è lungo e prolisso il testo, più è facile (lo so è paradossale!) che le persone firmino senza leggere perché si sentono sopraffatte dal carico di informazione ma piene di fiducia rispetto a quanto potrebbe contenere quel testo.

Selective perception

Ognuno di noi, istintivamente, tende (come ricevente) tende a filtrare le informazioni che riceve in base a quanto esse siano o meno allineate e coerenti con le proprie idee, credenze e opinioni. Questo bias cognitivo, selective perception, fa sì che siamo più propensi a vedere e sentire la realtà per come ci piacerebbe che fosse e non per come è veramente e ad accettare di buon grado ciò che ci dà ragione rifiutando o minimizzando ogni elemento che potrebbe mettere in discussione ciò che crediamo. 

Defensiveness

Tendiamo a dare meno spazio ai messaggi che ci sembrano minacciosi e non amiamo discutere a lungo con qualcuno che ha opinioni opposte alle nostre, preferendo chiudere o posticipare la conversazione. Quando quello che abbiamo da dire è particolarmente ostico, allora l’ideale è renderlo meno diretto, trasformarlo un una serie di domande implicite e far sì che il destinatario arrivi alle conclusioni senza sentircisi spinto o minacciato.

Non verbal communication

E infine la comunicazione non verbale che esiste anche per iscritto!! Ci sono, infatti, parole più forti e più concrete (con i suoni r, t, k) che danno molta realtà al messaggio e evocano stabilità, fermezza, solidità e sicurezza. E altre parole più delicate, più impalpabili (con i suoni f, sc, s) che evocano flessibilità, leggerezza e intimità. Anche gli aggettivi hanno un ruolo criciale se bene utilizzati: a seconda del livello della comunicazione si possono usare aggettivi che appartengono a diverse sfere: alla sfera sensoriale per esempio (duro, freddo, solido, tiepido, amaro, sonoro, morbido), alla sfera fisica (reale, allineato, coerente, raggiungibile, dinamico, fluido) o alla sfera mentale e spirituale (sfuggente, confortevole, calmo, sognante, orientato).

Solo facendo attenzione a tutti gli elementi qui sopra e indirizzandone la presenza nei propri testi scritti, si possono scrivere messaggi che arrivano e si imprimono davvero nella testa e nel cuore delle persone.

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